Proyecto de Norma Mexicana.

PROY-NMX-R-086-SCFI- 2016

El objetivo de esta Norma Mexicana (NMX), es coadyuvar a las Empresas de Subcontratación y /o Tercerización de personal, a efecto de que cumplan con el marco jurídico aplicable, evitando plenamente la simulación de operaciones y estableciendo los requisitos para obtener la certificación y autorización del uso del signo distintivo que compruebe que se cumple con la NMX. Siendo, aplicables a las personas físicas o morales que se dedican a la prestación de los servicios de Subcontratación y/o Tercerización dentro del Territorio Nacional.

A partir de la entrada en vigor de esta nueva Norma Mexicana NMX, se contaran con ciertos conceptos básicos, que se deben tomar en cuenta, para la interpretación, interacción y relación entre empresas que realizan el régimen de subcontratación en México, previsto en el artículo 15-A de la Ley Federal del Trabajo, o las prestadoras de servicios que fundamenta la Ley del Seguro Social, en su mismo artículo 15-A. Este Proyecto de Norma Mexicana, certificará a todas aquellas empresas, que se dediquen al régimen de subcontratación de personal, mejor conocido como outsourcing en nuestro país, siempre y cuando cumpla con las condiciones establecidas en la misma, alguna de ellas son las siguientes:

1. Debe contar con Registro Patronal ante el IMSS, (aunque la NMX, no lo dice, sería contar con un RCP, Registro Patronal por Clase) y debe estar inscrita ante el Servicio de Administración Tributaria.

2. La empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal debe expedir al Contratante, por cada pago que éste realice, la factura, recibo o comprobante fiscal electrónico correspondiente, conforme a las disposiciones legales aplicables en materia fiscal.

3. La Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal, previa contratación de los servicios que presta, debe proporcionar al Contratante la siguiente información, misma que deberá ser veraz y actualizada:

a) Ubicación donde se encuentra la o las oficinas de atención al Contratante y en su caso, las oficinas de representación que la Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal tenga en el territorio de los Estados Unidos Mexicanos, así como sus respectivos horarios de atención.

b) Las diversas opciones disponibles para contratar los Servicios requeridos, así como los conceptos que se incluyen y el monto  determinado y/o determinable de la contraprestación a generarse para cada uno de los mencionados Servicios.

c) Las bases para el incremento de la contraprestación.

d) Descripción del procedimiento a seguir por el Contratante para el pago de la contraprestación.

e) Obligaciones que asume las partes respecto del servicio contratado.

f) Condiciones para dar por terminada la prestación del servicio.

Para poder realizar la certificación y contar con el Signo distintivo, que otorgará la NMX, cuando entre en vigor, toda empresa outsourcing en México, deberá acreditar el debido cumplimiento de la misma. Para demostrar, que está cumpliendo con sus responsabilidades administrativas, la NMX, menciona que las Empresas de Subcontratación y/o Tercerización de personal deben contar con la documentación, que demuestre la relación laboral, de cada uno de sus trabajadores entre otras se menciona que debe tener:

1. Contrato Individual de trabajo, con detalles de los domicilios, tanto fiscales, así como donde se desarrollarán las actividades, haciendo especiales énfasis, que en materia de subcontratación estará prohibido pagar salarios, por figuras como los contratos por honorarios asimilables a salarios, comisiones, alimentos u otras semejantes.

2. Documentos mínimos del expediente del Trabajador, entre otros:

a) Contrato Individual de Trabajo debidamente firmado;

b) Aviso de Privacidad;

c) Cédula de Clave Única del Registro de Población (CURP);

d) Constancia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC);

e) Identificación oficial vigente (credencial de elector); pasaporte, cartilla o cédula profesional) o equivalente;

f) Número de Seguridad Social (Alta y/o pre afiliación ante el IMSS);

g) Comprobante de domicilio; 

h) Acta de Nacimiento.

En cuanto a los cumplimientos de sus, la NMX, menciona que las Empresas de subcontratación y/o tercerización de personal deberá contar entre otras, que la verificación de la forma de pago del salario y prestaciones al Trabajador, cumple con lo establecido en su Contrato individual de Trabajo y/o en el marco jurídico aplicable. Así también se deberá comprobar por completo el debido proceso para la elaboración de las nóminas de los trabajadores a fin de demostrar el cumplimiento de las obligaciones patronales correspondientes.

Evidentemente se deberá cumplir con todas las disposiciones en materia de Seguridad Social, se deberá cumplir íntegramente con las obligaciones que emanan en la ley del Seguro Social Artículo 15, así como en la ley del INFONAVIT Artículo 29. Para comprobar el debido proceso de la terminación de las relaciones laborales, las Empresas de subcontratación y/o tercerización de personal debe contar con los siguientes registros relativos a la terminación de relación laboral con los trabajadores:

1. Documento en el que consta la terminación de la relación de trabajo.

2. Cálculo del finiquito y/o indemnización correspondiente que incluya las partes proporcionales de las prestaciones generadas.

3. Registró total calculado por concepto de finiquito y/o indemnización que coincida con el efectivamente pagado al trabajador.

Respecto al pago de impuestos, se deberá comprobar que las empresas outsourcing cumplen al 100% con los pagos de:

1. El cálculo y entero del impuesto sobre la renta, de los salarios, así como las Cuotas IMSS, INFONAVIT, Descuentos INFONACOT, debe coincidir con las cantidades efectivamente reportadas y pagadas.

2. Declaraciones de impuestos federales, siendo básica la Anual del ISR, Pagos Provisionales de ISR, IVA, Retención de ISR por Salarios.

3. Declaraciones Informativas tales como:

a) Declaración Informativa de Operaciones con Terceros.

b) Declaraciones Informativas en materia del ISR, o del IVA.

c) Información de contratos PS-1, ante del IDSE(IMMS DESDE SU EMPRESA) IMSS

d) Información de contratos, ante el SIRESO del portal empresarial del INFONAVIT

e) Altas, bajas, modificaciones, incapacidades, formatos de registros de trabajo IMSS.

Como parte de sus obligaciones la Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal deberá proteger los datos personales de los trabajadores. Es importante mencionar que esta NMX, obligará a las empresas outsourcing a formalizar, sus relaciones con los contratantes por medio de la formalización de los diferentes contratos de prestación de servicios o convenios vigentes y firmado por ambas partes, estableciendo, una cláusula especial, que obligue a la Empresa de subcontratación o tercerización de personal a poner a disposición para consulta de su Contratante o bajo los términos y periodicidad que acuerden, los documentos que le permitan cerciorarse de que se cumplen con las obligaciones que derivan de las relaciones entre la Empresa de Subcontratación o Tercerización de personal y sus trabajadores, mencionando sin limitar, los documentos que acrediten el cumplimiento de sus obligaciones, fiscales (federales o locales), de seguridad social (IMSS, SAR e INFONAVIT), y laborales respecto a los trabajadores que contrate para la presentación de los servicios. Así mismo se deberá contar, con la formalización entre proveedores y contratantes.

La Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal deberá de asumir la responsabilidad de contar con todos los documentos que aseguren las condiciones generales de trabajo de los Trabajadores puestos a disposición del contratante siendo estos los relativos a la forma de contratación, reglamento interior de trabajo, al salario, a la jornada de trabajo, vacaciones, aguinaldo, participación de los trabajadores en las utilidades, del trabajo de mujeres en estado de gestación o período de lactancia, del trabajo de menores así como los enteros al IMSS, INFONAVIT e INFONACOT.

También se hace obligatorio, dentro de esta NMX, la utilización de un Sistema de Gestión de Calidad, tanto para el interior de la organización como la Alta de dirección de la empresa, tanto para la ejecución, planificación, infraestructura y la evaluación del desempeño, como la mejora continua de las empresas de outsourcing en México.

Finalmente, para poder cumplir con el distintivo de certificación las empresas outsourcing, serán evaluadas por personas autorizadas por organismos, (hasta el momento solo sería la Asociación Mexicana de Empresas de Capital Humano (AMECH) llevando a cabo una evaluación de un check list, contenido en los anexos de esta Norma Mexicana. Esta Norma Méxicana de Certificación de empresas Outsourcing NMX si servirá para certificar a las empresas que realizan subcontratación de personal, en México, sirviendo como signo de distinción, de forma voluntaria, toda vez, que LAS NORMAS MEXICANAS, NO SON OBLIGATORIA, recordando en todo momento lo que nos fundamenta la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, en su Artículo 51-A.

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